Automatisches Löschen von Anrufdaten

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Überblick

Die automatische Löschung von Anrufdaten ist ein wichtiger Bestandteil der DSGVO-konformen Datenverwaltung. Mit dem Famulor Workflow-Template kannst du Anrufdaten und zugehörige Informationen automatisch nach einer konfigurierbaren Frist (Standard: 180 Tage) löschen lassen.

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Was ist dieser Workflow?

Der Automatische Lösch-Workflow ist ein vorkonfiguriertes Template für die Famulor Automatisierungsplattform, das:

• Anrufdaten (Call Records) automatisch identifiziert
• Alter der Daten berechnet (basierend auf dem Anrufdatum)
• Löschung durchführt, wenn die konfigurierte Aufbewahrungsfrist überschritten wurde
• Täglich ausgeführt wird, um kontinuierliche Compliance zu gewährleisten

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Warum automatisches Löschen wichtig ist

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Rechtliche Anforderungen

Die DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) verlangt in Art. 5 Abs. 1 lit. e die Speicherbegrenzung:

“Personenbezogene Daten müssen in einer Form gespeichert werden, die die Identifizierung der betroffenen Personen nur so lange ermöglicht, wie es für die Zwecke, für die die personenbezogenen Daten verarbeitet werden, erforderlich ist.”

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Praktische Vorteile

Risikominimierung

• Bußgelder vermeiden: Verstöße gegen die DSGVO können zu Bußgeldern von bis zu 4% des Jahresumsatzes oder 20 Mio. Euro führen
• Haftungsrisiken reduzieren: Automatische Löschung verhindert versehentliche Überschreitung von Aufbewahrungsfristen
• Compliance-Dokumentation: Automatisierte Prozesse schaffen nachweisbare Compliance

Effizienzsteigerung

• Keine manuelle Verwaltung: Automatische Ausführung spart Zeit und Ressourcen
• Konsistente Umsetzung: Keine menschlichen Fehler bei der Berechnung von Löschfristen
• Skalierbarkeit: Funktioniert unabhängig von der Anzahl der Anrufe

Datenschutz & Sicherheit

• Minimale Datenspeicherung: Reduziert Angriffsfläche für Datenschutzverletzungen
• Prinzip der Datenminimierung: Nur so viele Daten wie nötig, so lange wie nötig
• Vertrauen der Kunden: Zeigt proaktiven Umgang mit Datenschutz

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Rechtlicher Rahmen für Telefonaufzeichnungen

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DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung)

Die DSGVO ist die primäre Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten in der EU:

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Telekommunikationsgesetz (TKG)

Das Telekommunikationsgesetz (TKG) regelt zusätzlich spezifische Aspekte der Telekommunikation:

§ 88 TKG – Datenschutz in der Telekommunikation

• Besondere Schutzvorschriften für Telekommunikationsdaten
• Verbot der unbefugten Übermittlung von Verkehrsdaten
• Speicherung nur für Abrechnungszwecke oder gesetzliche Pflichten

§ 100 TKG – Aufzeichnung von Telefongesprächen

• Einwilligung erforderlich: Beide Parteien müssen der Aufzeichnung zustimmen
• Zweckbindung: Aufzeichnungen nur für den angegebenen Zweck nutzen
• Löschpflicht: Löschung nach Wegfall des Zwecks oder gesetzlicher Frist

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Nationale Gesetze

Deutschland

• BDSG (Bundesdatenschutzgesetz): Ergänzt die DSGVO mit nationalen Bestimmungen
• TMG (Telemediengesetz): Regelt Telemedien-Dienste
• UWG (Gesetz gegen den unlauteren Wettbewerb): Regelt Telefonwerbung und Einwilligungen

Österreich

• DSG (Datenschutzgesetz): Nationale Umsetzung der DSGVO
• TKG 2021: Telekommunikationsgesetz mit strengen Einwilligungserfordernissen

Schweiz

• nDSG (neues Datenschutzgesetz): Seit 01.09.2023 in Kraft, ähnlich der DSGVO
• FADP (Federal Act on Data Protection): Bundesgesetz über den Datenschutz

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Aufbewahrungspflichten beachten

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Workflow einrichten

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Schritt 1: Zugriff auf die Automatisierungsplattform

1. Famulor Platform öffnen: Navigiere zu https://app.famulor.de
2. Anmelden: Logge dich mit deinen Zugangsdaten ein
3. Automation-Menü öffnen: Klicke im Hauptmenü auf “Automation”

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Schritt 2: Workflow-Template öffnen

Öffne das Workflow-Template über folgenden Link: Workflow Template: https://automate.famulor.de/templates/EQ2ZaUGJARERwPH4IeLoh

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Schritt 3: API-Schlüssel hinzufügen

1. API-Schlüssel abrufen:
   • Navigiere in der Famulor Platform zu Einstellungen → API-Schlüssel
   • Erstelle einen neuen API-Schlüssel oder verwende einen bestehenden
   • Kopiere den API-Schlüssel
2. Im Workflow einfügen:
   • Suche im Workflow die API-Authentifizierung Node
   • Füge deinen API-Schlüssel in das entsprechende Feld ein

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Schritt 4: Aufbewahrungsfrist anpassen

1. Code-Node öffnen: Suche die Code-Node im Workflow
2. Aufbewahrungsdauer ändern:
   • Standard: 180 Tage (6 Monate)
   • Passe den Wert an deine Anforderungen an
   • Beispiel: const retentionDays = 90; für 90 Tage

Empfohlene Aufbewahrungsfristen

• Allgemeine Geschäftsdaten: 90-180 Tage (DSGVO-konform)
• Kundenservice-Aufzeichnungen: 30-90 Tage (nach Qualitätssicherung)
• Verkaufsgespräche: 180-365 Tage (je nach Vertragslaufzeit)
• Compliance-Aufzeichnungen: Prüfe gesetzliche Anforderungen

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Schritt 5: Workflow aktivieren

1. Workflow speichern: Klicke auf “Speichern”
2. Workflow veröffentlichen: Klicke auf “Veröffentlichen”
3. Automatische Ausführung: Der Workflow wird täglich automatisch ausgeführt

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Was wird gelöscht?

Der Workflow löscht automatisch:

• Anrufdaten (Call Records)
• Zugehörige Metadaten (Datum, Uhrzeit, Dauer)
• Transkriptionen (falls vorhanden)
• Zugehörige Lead-Informationen (je nach Konfiguration)

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Best Practices

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Häufige Fragen

Kann ich bestimmte Anrufe von der automatischen Löschung ausschließen?

Ja, du kannst den Workflow anpassen, um bestimmte Anrufe basierend auf Kriterien (z.B. Tags, Kampagnen, Status) von der Löschung auszunehmen. Dies erfordert eine Anpassung der Code-Node.

Wie kann ich die Löschung rückgängig machen?

Die automatische Löschung ist endgültig. Stelle sicher, dass du wichtige Daten vor Ablauf der Frist exportiert oder gesichert hast.

Wird der Workflow auch bei gesetzlichen Aufbewahrungspflichten ausgeführt?

Der Workflow berücksichtigt keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten automatisch. Du musst die Aufbewahrungsfrist entsprechend anpassen oder bestimmte Daten von der Löschung ausschließen.

Wie oft wird der Workflow ausgeführt?

Der Workflow wird standardmäßig täglich ausgeführt. Du kannst die Häufigkeit in den Workflow-Einstellungen anpassen.

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Weiterführende Informationen

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